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Le Blog

27
Mar

Défier les méthodologies de gestion de projet les plus matures

C’est l’histoire d’un projet qui défi les standards et processus que l’on croise habituellement en entreprise. C’est un projet hautement critique avec date de livraison fixe, une équipe distribuée, sans chef de projet, sans sponsor, sans budget, sans jalon prédéfinit et avec la nécessité de gérer des fuites d’information. L’objectif du projet est l’organisation surprise de l’anniversaire de ma mère. Les membres de l’équipe projet sont mon frère qui vivait à Toulouse, ma sœur qui vit à Montréal et moi-même vivant à Paris. La date est fixe et le délai pour l’organisation est de 2 mois. Les risques majeurs identifiés sont la fuite d’information par des parties prenantes clés du projet : mon père car une gaffe n’est pas à exclure et ma grand-mère car elle ne saura pas garder le secret. L’échec n’est pas une option. Une stratégie est mise en place pour gérer les deux principaux risques : mon père ne saura pas toute la vérité, ainsi si gaffe il y a, la surprise sera préservée, ma grand-mère sera prévenue à la dernière minute en s’assurant de sa disponibilité le jour J grâce à l’implication de ma tante.

Tout cela se construit sans chef de projet, sans réunion et sans échange d’email, uniquement en utilisant un groupe de synchronisation sur Facebook, permettant le partage de l’information entre tous les membres de l’équipe projet. Les tâches sont auto-assignées : réserver le gâteau, inviter les participants, s’assurer que mes parents seront chez eux le jour J, réserver les trajets, définir les points de rassemblement. Après la réalisation d’une tâche, le membre qui l’a réalisé partage l’information importante sur le groupe, la rendant ainsi visible et connue de tous.

Le résultat fût un franc succès : la surprise a été préservée et même amplifiée par la surprise de mon père qui croyait être dans la confidence, tous les participants ont pu se joindre, le gâteau était excellent et a été particulièrement apprécié par ma mère, tout cela nous a permis de passer un superbe week-end en famille.

Notre gestion de projet était plus proche de la méthode « à l’arrache » que des préconisations du Project Management Institute. Aucun processus clair, aucune réunion et aucun jalon, tout consultant digne de ce nom aurait prédit l’échec du projet. Un coach Scrum aurait hurlé : pas de Scrum Master, pas d’itération, pas de rétrospective, pas de backlog produit. Un coach Kanban aurait pris peur : pas de limite, pas de règle explicite, seuls les souhaits d’encourager le leadership de chacun et d’implémenter des feedback réguliers par le partage d’information en continue l’auraient rassuré.

Qu’est-ce qui a permis le succès de ce projet ? Tout d’abord une vision claire et factuelle de l’objectif très motivant pour l’ensemble des acteurs. Nous étions enthousiastes au simple fait de participer à ce projet. Ensuite la réussite du projet constituait une reconnaissance suffisante pour l’ensemble des membres de l’équipe. Enfin, l’ensemble des membres de l’équipe et des parties prenantes, partageait des valeurs et une histoire communes, ce qui a permis à l’information de circuler librement et facilement au sein du système (tellement facilement que les principaux risques étaient que l’information circule trop). Ces trois caractéristiques ont suffi à canaliser l’énergie collective pour la réussite du projet.

Qui plus est, au-delà du projet collectif, l’absence de structure a permis de laisser suffisamment d’espace à chacun pour se créer un projet personnel au sein du projet d’équipe : ma sœur a pu revoir la famille au même endroit et ainsi s’éviter un tour de France, mon frère a pu exprimer ses talents naturels de cuisinier en famille et moi-même ai pu en profiter pour ramener quelques affaires. Les projets dans le projet viennent renforcer la motivation intrinsèque car chacun a quelque chose à réaliser au sein même du projet collectif. Les trois caractéristiques précédentes auraient pu suffire à transformer un projet « à l’arrache » en véritable succès, mais la possibilité pour chacun des membres de l’équipe de se créer un projet au sein du projet a permis de défier les méthodologies de gestion de projet les plus matures.

A votre prochain projet, pensez à prendre un peu de temps pour identifier ce que chacun peut apprendre, construire, développer à travers le projet collectif. Ce n’est pas parce que vous êtes en entreprise, au travail, que cela doit être différent, exigez de travailler sur un projet collectif motivant.

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